La gestion des remplacements et la fidélisation de vacataires dans le secteur de la santé est devenu un défi majeur. Entre la concurrence des établissements, les plannings serrés, la nécessité de garantir la continuité des soins et un nombre de soignants toujours en baisse, chaque vacataire compte. Dans cet article, vous découvrirez les conseils pratiques de nos experts, pour optimiser votre organisation et fidéliser vos soignants.
Optimiser l’organisation pour attirer les soignants
1. Préparer l’arrivée du vacataire pour une intégration réussie
Un accueil soigné, c’est un vacataire rassuré et une équipe soulagée. Avant l’arrivée du nouveau soignant, quelques vérifications s’imposent :
- Est-ce que le soignant est attendu ?
- Est-ce que les équipes sont informées de sa venue ?
- Quels sont les supports mis à sa disposition ?
- Toutes les informations transmises sont-elles à jour ?
L’idée est d’éviter les mauvaises surprises et que toutes les informations données en amont soient correctes (description de la mission, de l’établissement, l’étage, le taux horaire, etc.) Pour cela, Florence conseille de préparer un livret de bienvenue où se trouvent toutes les informations nécessaires : bâtiment où le vacataire est attendu, codes d’entrée, le contact d’un référent, les lieux où se restaurer et se changer par exemple.
« Le livret de bienvenue est une vraie demande de la part des vacataires, c’est pourquoi nous recommandons sa mise en place. C’est un outil très pratique qui se prépare une fois et qui sera ensuite distribué à l’infini », précise Claire Caroff, Responsable Relations Etablissements.
Désigner une personne attitrée pour accueillir et faire visiter les lieux favorise aussi une intégration en douceur. Communiquer en amont avec les équipes permet à chacun d’être préparé et de ne pas se sentir pris de court, pour une vacation la plus sereine possible.
« Ce qui va faire la différence à taux horaire équivalent, ce sont les à-côtés, les petits plus. C’est-à- dire proposer une tenue, prendre en charge le repas de midi, proposer du matériel neuf, attribuer un binôme, ou encore une charge de travail acceptable. Ces petits avantages ont toute leur importance », Claire Caroff.
2. Planifier et sécuriser les plannings
L’équipe Florence conseille également d’anticiper les absences et de préparer ses planning au moins 2 semaines à l’avance, voire plus, pour ne pas se mettre en difficulté. Cela évite une pression supplémentaire sur les chargés de planning et sur les équipes qui s’épuisent à force de cumuler les heures supplémentaires.
>> Pourquoi ne pas implémenter un rendez-vous hebdomadaire pour la préparation des plannings ? Il est aussi possible d’utiliser des modèles de plannings (template) pour faciliter l’organisation et éviter les surprises de dernière minute.
>> S’appuyer sur un outil qui permette de centraliser les missions, comme le propose la plateforme Florence, peut s’avérer judicieux pour assurer la fluidité des remplacements : en publiant immédiatement les missions non pourvues sur la plateforme Florence, vous augmentez sensiblement le nombre de réponses de la part du personnel ou des vacataires Florence.
Fidéliser vos soignants pour remplir vos futures vacations
1. Créer un lien par la reconnaissance et le feedback
Chez Florence, on ne soulignera jamais assez l’importance du feedback. Remercier le soignant et lui faire un retour sur la qualité de son travail est essentiel et fera la différence.
Malgré un emploi du temps chargé, prendre quelques minutes pour faire un retour constructif, valoriser la mission, évaluer ce qui a bien marché et ce qui peut être amélioré, aura un impact sur le long terme. De même, les soignants ont la possibilité de laisser une appréciation sur l’établissement qu’ils ont fréquenté.
« Les soignants ont besoin d’un peu de reconnaissance. Et les établissements les mieux notés sont ceux qui prennent le temps de faire un retour, de créer un échange », relève Benjamin Huguet, Directeur Général France.
2. Transparence sur la rémunération et les avantages
L’une des règles qui empêchera toute tension inutile est de faire preuve de transparence et de régularité en termes de taux horaire et de modalités de paiement :
- Respecter le taux horaires fixé au départ
- Expliquer le calendrier de la paie (fin de semaine, de mois)
Être clair dès le départ, appliquer des règles fixes et tenir ses engagements évitera de nombreux malentendus qui pourraient dissuader le soignant de revenir, et in fine, compliquer la gestion des remplacements.
Dans un secteur où chaque absence peut fragiliser l’équilibre d’une équipe et impacter la qualité des soins, penser le recrutement en dernière minute n’est plus suffisant. Avec Florence, vous disposez d’un partenaire pour transformer vos remplacements, anticiper vos besoins, accueillir et accompagner vos vacataires, les fidéliser, et bâtir un vivier de soignants de confiance.